- La memoria no debe tener, en general, más de cuarenta o cincuenta páginas si no queremos desanimar al futuro lector a una lectura detallada de nuestro trabajo.
- Debemos tener en cuenta quien es el destinatario de la misma y ajustar su contenido a los conocimientos que previsiblemente éste pueda tener. Esto es, no debe llenarse una memoria de tecnicismos sobre mecánica cuando el lector va a ser un empleado del banco que sólo entiende de finanzas.
- La elaboración de una memoria debe ser en cualquier caso una labor creativa, no sólo habrá de apuntarse los datos objetivos del proyecto, sino que habrá que hacer lo posible por resaltar sus puntos fuertes; sobre todo en aquellos supuestos en que pretendamos usarla como una herramienta de marketing que nos ayudará a vender el proyecto.
1. Datos generales
1.1. Datos de identificación de la empresa
Como en cualquier currículum habrá que empezar por facilitar los datos identificativos de la empresa, entre los que se encuentran los siguientes:
- Nombre de la empresa
- Forma jurídica
- Fecha de constitución
- Domicilio y teléfono
- Socios y Capital Social
- Sector de la actividad
- Resumen del objeto del negocio
1.2. Antecedentes del proyecto
- Currículum de los promotores o gestores
Toda empresa, y en mayor medida aquellas que comienzan, basan su credibilidad en la capacidad de sus gestores y especialmente en su conocimiento del sector. La capacidad de los gestores habrá de referirse a las tres áreas fundamentales de gestión, área de administración, de producción y la comercial, debiéndose realizar un resumen realista y atrayente del mismo, resaltando sus puntos fuertes.
A modo orientativo, podemos estructurar el currículum del gestor en cuatro apartados:
1. Datos personales: nombre, edad, dirección, estado civil, sexo, número de D.N.I.
2. Formación: estudios realizados, duración de los mismos, formación complementaria y conocimientos adicionales en materias de interés.
3. Experiencia laboral: Trabajos realizados, labor desempeñada y tiempo de permanencia en el mismo. El orden habitual es de forma inversa al orden cronológico.
4. Otros datos relevantes que tengan relación con el proyecto que se desee llevar cabo. - Breve historia de la empresa o proyecto
En caso de que el proyecto se genere de una empresa que ya está en marcha, la presentación de balances y cuentas de resultados de ejercicios anteriores suele ser imprescindible, pues es la principal fuente de información sobre las características de la empresa, especialmente cuando el destinatario de la memoria es una entidad financiera a la que se solicita un crédito o un préstamo.
Independientemente de que se presente la estructura de balance, y especialmente cuando es imposible presentar la anterior, es conveniente realizar una pequeña explicación de los hechos más significativos que han marcado la trayectoria del negocio, haciendo hincapié en los factores que hayan podido determinar su puesta en marcha y que puedan ser claves para explicar el éxito del proyecto.
1.3. Organización y medios humanos
Los cuatro aspectos más importantes referidos a la organización de los medios humanos son:
- Breve explicación del organigrama de la empresa.
- Política de personal; referida a planteamientos en temas de retribuciones, contratación, formación, etc..
- Detalle de la plantilla por secciones y categorías, así como la evolución que se prevé de esta durante el tiempo que considere la memoria.
- Recursos externos con los que piensa contar referidos al asesoramiento de profesionales independientes u otros.
2. Producto o servicio
2.1. Definición del producto o servicio
Al explicar sus características debemos subrayar que la comercialización del mismo cubre una necesidad efectiva del mercado y que terminará materializándose en una demanda suficiente.Habrá de atenderse tanto a las características físicas del producto como a las intangibles, entre las que cabe destacar la marca o la calidad. Además es importante ofrecer una imagen ampliada del producto.
3. El mercado
3.1. La definición del mercado
Se definirá cuál es el mercado objetivo atendiendo a aspectos geográficos, demográficos, socioeconómicos, aspectos específicos relacionados con el producto, etc. Así mismo se justificará el por qué hemos orientado nuestro producto a este tipo de mercado. Por último, se incluirán en la medida de lo posible una reflexión sobre la evolución futura que se espera del mercado.
3.2. Clientes
Tendremos que determinar qué conjunto de personas van a intervenir en el consumo de nuestro producto, intentando definirlos lo más concretamente posible a través de sus gustos, hábitos, edades, sexo, nivel de renta,etc.
3.3. Caracteristicas de la competencia
Hay que estudiar con detalle cuáles son las empresas que aparecen en el mismo mercado y ofertan productos o servicios similares.
Algunos aspectos que podría comentarse a este respecto se refieren a los siguientes:
Algunos aspectos que podría comentarse a este respecto se refieren a los siguientes:
- Principales competidores existentes.
- Sistema de producción seguido por la competencia.
- Estrategias seguidas por los competidores en materia de precios, distribución y comunicación.
4. La producción
Para que la empresa pueda llevar a cabo eficientemente su actividad, será preciso definir y disponer de los medios técnicos y humanos que, debidamente coordinados generen un producto, bien físico o de prestación de servicio.
4.1. El aprovisionamiento
Se hará referencia bajo este epígrafe a la política de compra señalando aspectos como:
- Principales proveedores con los que se cuenta.
- Condiciones de entrega.
- Condiciones de pago.
- Posibilidad de establecimiento de rappels o descuentos.
Además se señalarán los criterios de almacenamiento centrándose en puntos como:
- Adecuación de los almacenes, definiendo su capacidad, grado de mecanización, métodos de control de stocks...
- Periodo medio de almacenamiento de las materias primas.
- Problemas relativos a la obsolescencia, depreciaciones, etc.
También nos referiremos a las políticas de aprovisionamiento, definiendo el criterio para la realización de pedidos, los niveles medios de stock que se mantienen, etc.
En cuarto lugar, se atenderán a las características de las instalaciones productivas y de administración.
Por último, se relacionarán otras características técnicas relacionados con el producto y el proceso productivo que pueden ser de interés a la hora de delimitar el modelo de producción:
- Grado de diferenciación del producto.
- Precio final del producto.
- Existencia de problemas de estacionalidad.
- Homologaciones y controles de calidad superados por el producto.
- Flexibilidad de la producción ante aumentos de la demanda prevista.
5. Políticas comerciales
Este apartado consiste en establecer una estrategia con el objeto de introducir el producto o servicio en el mercado. alcanzando el volumen de ventas inicialmente previsto.
Pudiendo centrarlo en tres áreas fundamentales:
- Las decisiones de distribución de nuestro producto, con descripción de la organización de nuestros canales de distribución.
- Las decisiones sobre el precio son esenciales y en muchos casos determinantes de la evolución futura de la organización.
- Las decisiones de comunicación que se consideran cada vez más importantes y que constituyen la fuente de información para el mercado de las ventajas de nuestra empresa.
6. Estudio económico-financiero
Una vez definido el producto o servicio que la empresa va a ofrecer o desempeñar y el cómo y el qué le hace falta para llevar a cabo dicha actividad, el promotor deberá conocer y cuantificar las necesidades financieras del proyecto con el objeto de analizar cuál será el resultado económico que se va a obtener con la puesta en marcha de la empresa y la rentabiliad que prevé obtener de los capitales invertidos.
A continuación se plantea una relación de factores a considerar a la hora de abordar un estudio económico financiero lo que no significa que sean todos. La elección de los mismos así como la incorporación de otros, dependerá del entorno en que se encuentra inmersa la empresa.- Plan de Inversiones.
- Plan de Financiación.
- Plan de Amortización de activos.
- Previsión de ingresos.
- Previsión de gastos.
- Resumen de los resultados.
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